V malom aj veľkom biznise vygeneruje freelancer alebo firma desiatky až stovky ponúk ročne. To nie je nič nezvyčajné, no čím viac ponúk tým väčší priestor na ich analýzu a zvýšenie percentuálnej miery akceptácie. Čím viac prijatých ponúk, tým viac zákazok – cieľ každého biznisu, ktorý chce rásť. Poďme sa však pozrieť z čoho sa bežný proces tvorby cenových ponúk skladá a ho optimalizovať.

Na začiatok si povedzme aké parametre vstupujú do procesu tvorby ponuky. Pre drvivú väčšinu podnikateľov sú to najmä položky:

• Čas – predpokladaný čas strávený na projekte/výrobku (napr. počet ľudí, ich hodiny na projekte a priemerná hodinová sadzba)
• Zdroje – predpokladaný náklad na zdroje, služby, komodity priamo pre projekt alebo ako rozpočítané mesačne náklady na prevádzku (napr. vstupná cena materiálu, servery, nájom,…)
• Subdodávky – predpokladaná cena subdodávok od dodávateľov a 3. strán
• Neplánované výdavky – neplánované projektové výdavky, najma pri projektoch ktoré sa realizujú dlhší časový úsek (tzv. buffer), inflácia, výkyvy na trhu a pod.
• Dane a odvody – povinná jazda pre každého podnikateľa
• Marža koľko chce a môže daný projekt zarobiť pri zachovaní základnej konkurencieschopnosti

V závyslosti od typu podnikania sa hodnoty týchto vstupov sa v čase menia. Aktualizujú a prepočítavajú sa pre každú individuálnu ponuku, niekoľkokrát ročne, pri významných zmenách na trhu, alebo pre každého klienta individuálne.

Tým väčšinou príprava a dynamika vstupných dát pre cenové ponuky končí. Samozrejme samotná konkurencieschopnosť ponuky je jeden zo základných parametrov, ktoré vo všeobecnosti rozhodujú o tom či je ponuka rálne vôbec použiteľná. Na to však slúži prieskum trhu.

Nie vždy sa všetky hore spomenuté vstupy dajú priamo či nepriamo ovplyvniť tak, aby bola dodávka kvalitná, rýchla, lacná a zisková, teda absolútne zlikvidovala akúkoľvek konkurenčnú ponuku

Ako teda zvýšiť akceptáciu ponúk bez zmeny vstupov?

Jednoducho, analytikou. Pred tým, než si ale povieme ako, si zadefinujeme čo to vlastne efektivita cenovej ponuky je.

Povedzme, že ročne v rámci vašeho podnikania pripravíte 100 ponúk. Z toho je akceptovaných 40. Teda vaša efektivita je 40%. Príprava jednej cenovej ponuky vám v priemere trvá 4 hodiny.

Počet vytvorených ponúk / počet akceptovaných ponúk = % efektivita vašich ponúk

Efektivita nákladov

Efektívne využitých hodín: 160 (40*4)

Neefektívne využitých hodín: 240 (60*4)

Teda 30 pracovných dní (pre účely výpočtu, 1 pracovný deň = 8 hodín) skončí v koši. Je to čas strávený nad ponukami, ktoré vám nepriniesli žiadny reálny biznis. Samozrejme, nejde o úplne spálený čas, pretože prípravou samotných ponúk sa učíte ich robiť lepšie, prensješie a rýchlejšie. Vždy si to však bude vyžadovať váš čas. Tento čas by mal však vyššiu reálnu hodnotu ak by ste ho fakturovali už priamo klientovi za konkrétnu prácu alebo službu, v ktorej ste vy a vaša firma špecialisti.

Ak chceme mať cenové ponuky efektívnejšie, musíme preto optimalizovať celý tzv. funnel (užívateľskú cestu) zákazníka. Čo to ale v prípade životného cyklu cenovej ponuky znamená?

Počet oslovených klientov / dopytov na ponuku (kontakt) -> Počet vytvorených ponúk (vstup) -> Počet otvorených ponúk / zvažovaných ponúk (výber) -> Počet odpovedí / vyžiadaných ďalších informácií (detail) -> Počet akceptovaných ponúk (cieľ)

Ak však nemáte systém, automatizáciu a analytiku nad ponukami, ktoré produkujete, je celý tento proces len manuálny. veľmi ťažko objektívne a štatisticky vyhodnotený na všetkých týchto urovniach.

Ak však tieto ponuky tvoríte automaticky, dokážete nielen ušetriť čas na ich tvorbu ale osloviť či uspokojiť aj násobne väčšie množstvo potenciálnych klientov. 100% efektivita? Takmer. Potrebujete totiž čas na vytvorenie úvodnej logiky a občasnej aktualizácii vstupných parametrov sa nevyhnete. Napriek tomu, čím dlhšie budete mat tvorbu ponúk aktualizovanú, tým výhodnejšie a efektívnejšie to bude pre vaše podnikanie. Získate viac času na prácu a oslovíte väčší počet potenciálnych zákazníkov (leadov) za zlomok času. Win, win.

Rozhodujte sa na základe dát vďaka ich analýze

Toto je práve špecialita Bondly. Zobrazte a analyzujte potenciálnych zákazníkov pomocou prehľadov Analytics. Vyhodnocujte parametre ako miera otvorenia ponúk, stratení vs. získaní potenciálni zákazníci, miera dokončenia obchodného prípadu, priem. čas dokončenia zákazky, zdroj návštevy cenových ponúk, ich história a ďalšie. Všetky spoločne, vám pomôžu hlbšie pochopiť vašu výkonnosť a optimalizovať ju pre ešte lepšie konverzie.

Môžete tiež analyzovať všetky dáta z odpovedí v jednej jednoduchej tabuľke použitím vlastných filtrov.

Čo je Bondly?

Bondly je nástroj na tvorbu šablón pre ponuky a kalkulácie ktorý nielen efektívne automatizuje túto časť pre-sales procesu ale zároveň vám umožní vo svojom jednoduchom CRM klientov spravovať a zvýšiť konverznú mieru predaja. Jednoduché ale účinné.

Späť na články